RWA Prüfprotokoll: Pflichtinhalte, Muster & Aufbewahrung 2026
Das RWA Prüfprotokoll ist der offizielle Nachweis, dass Ihre Rauch- und Wärmeabzugsanlage fachgerecht geprüft wurde. Es ist Pflicht gegenüber Behörden, Versicherungen und im Schadensfall. Ein fehlendes oder unvollständiges Protokoll kann zum Verlust des Versicherungsschutzes führen. Dieser Ratgeber erklärt, was drinstehen muss, wie ein Musterprotokoll aussieht und wie lange Sie es aufbewahren müssen.
Warum ist das RWA Prüfprotokoll so wichtig?
Das Prüfprotokoll erfüllt mehrere rechtliche und praktische Funktionen gleichzeitig:
- Behördennachweis: Bei Bauordnungsamtskontrollen oder nach einem Brand müssen Prüfprotokolle vorgelegt werden
- Versicherungsnachweis: Versicherer können die Leistung verweigern, wenn keine ordnungsgemäßen Protokolle vorliegen
- Haftungsschutz: Lückenlose Dokumentation schützt Betreiber vor persönlicher Haftung bei nachgewiesener ordnungsgemäßer Wartung
- Anlagenhistorie: Ermöglicht Fachbetrieben, Verschleißtrends zu erkennen und Mängel frühzeitig zu beheben
Pflichtinhalte des RWA Prüfprotokolls
Nach DIN 18232 und VdS 4020 müssen folgende Angaben im Prüfprotokoll enthalten sein:
| Abschnitt | Pflichtangaben | Grundlage |
|---|---|---|
| Anlagenidentifikation | Adresse, Gebäudeteil, Anlage-ID, Baujahr, Hersteller, Anlagentyp (NRWG/MRA) | VdS 4020 |
| Fachbetrieb | Firmenname, Adresse, Zertifizierungsnummer, Name des Prüfers, Qualifikationsnachweis | VdS 4020, DIN 14675 |
| Prüftermin | Datum, Uhrzeit (Beginn/Ende), nächster empfohlener Prüftermin | VdS 4020 |
| Prüfumfang | Welche Normen/Richtlinien lagen der Prüfung zugrunde | DIN 18232 |
| Prüfergebnisse | Ergebnis jeder einzelnen Prüfposition (i.O. / Mangel / nicht prüfbar) | DIN 18232, VdS 4020 |
| Mängel | Beschreibung, Dringlichkeitsstufe (sofort / kurzfristig / langfristig), Empfehlung | VdS 4020 |
| Notstromtest | Gemessene Akkukapazität, Ergebnis des Belastungstests | DIN 18232-2 |
| Rückstellung | Bestätigung, dass Anlage in Betriebsbereitschaft zurückgestellt wurde | VdS 4020 |
| Unterschrift | Handschriftliche oder qualifizierte elektronische Unterschrift des Prüfers | VdS 4020 |
Muster-Struktur eines RWA Prüfprotokolls
So sieht ein ordnungsgemäßes RWA Prüfprotokoll aus:
📋 Wartungs- und Prüfprotokoll – RWA-Anlage (Muster)
1. Anlagenidentifikation
Gebäude / AdresseMusterstraße 12, 60311 Frankfurt
Anlage-ID / BezeichnungRWA-01 / Atrium EG
AnlagentypNRWG – Natürliche RWA (8 Dachklappen)
Hersteller / BaujahrMusterhersteller GmbH / 2018
2. Prüfender Fachbetrieb
FirmaBrandschutz Muster GmbH, 60313 Frankfurt
ZertifizierungVdS-Anerkennung Nr. VdS-0012345
PrüferMax Mustermann, gepr. Brandschutzfachkraft
Prüfdatum15.05.2026, 09:00–11:30 Uhr
3. Prüfergebnisse (Auswahl)
Unterlagen vollständig✓ i.O.
Klappen beweglich (8/8)✓ i.O.
Handauslösung Gruppe 1✓ i.O. Öffnungszeit: 52 Sek.
Handauslösung Gruppe 2⚠ Mangel Klappe 6 öffnet verzögert
Steuerungsanlage✓ i.O.
Notstromakkus⚠ Mangel Kapazität 68% – Austausch empfohlen
Zuluftöffnungen✓ i.O.
4. Mängel & Maßnahmen
Mangel 1Klappe 6 (Gruppe 2): Antrieb verschmutzt, Öffnung verzögert → Reinigung und Schmierung kurzfristig
Mangel 2Notstromakkus (2 Stück): Kapazität unter 80% → Austausch erforderlich kurzfristig
5. Abschluss
Anlage rückgestellt✓ Ja – Betriebsbereit
Nächste PrüfungMai 2027
Unterschrift PrüferMax Mustermann ___________
💡 Hinweis: Das obige Muster zeigt die Grundstruktur. Je nach Anlagentyp (MRA, Druckdifferenzanlage) und Hersteller sind zusätzliche Prüfpositionen erforderlich. Ihr Fachbetrieb verwendet ein auf Ihre Anlage angepasstes Formular.
Aufbewahrungspflichten – Wie lange muss das Protokoll aufbewahrt werden?
| Gebäudetyp | Mindestaufbewahrung | Empfehlung |
|---|---|---|
| Standard Büro / Gewerbe | 5 Jahre | 10 Jahre (für Versicherungszwecke) |
| Versammlungsstätten | 10 Jahre | Gesamte Betriebsdauer |
| Hochhäuser | 10 Jahre | Gesamte Betriebsdauer |
| Krankenhäuser, Pflegeheime | 10 Jahre | Gesamte Betriebsdauer |
| Alle Gebäude (Schadensfall) | Bis zu 30 Jahre rückwirkend relevant (Verjährungsfristen) | |
⚠️ Wichtig: Im Schadensfall können Versicherungen und Gerichte Protokolle bis zu 30 Jahre zurückfordern. Empfehlung: Sämtliche RWA-Protokolle für die gesamte Betriebsdauer des Gebäudes aufbewahren.
Digitales vs. Papier-Prüfbuch
Traditionell werden Prüfprotokolle in einem physischen Prüfbuch gesammelt, das am Objekt aufbewahrt wird. Zunehmend setzen Fachbetriebe auf digitale Lösungen:
| Format | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Papier-Prüfbuch | Einfach, keine IT-Abhängigkeit, vor Ort verfügbar | Verlustrisiko, kein Backup, nicht durchsuchbar |
| PDF per E-Mail | Einfach zu archivieren, automatisches Backup möglich | Kein zentraler Zugriff, manuelle Ablage nötig |
| Digitale Prüfsoftware | Zentraler Zugriff, automatische Erinnerungen, Auswertung | Kosten, IT-Abhängigkeit, Datenschutz beachten |
Fachbetrieb finden der ordnungsgemäß protokolliert
Zertifizierte Betriebe mit lückenloser Dokumentation in Ihrer Region
Häufige Fragen zum RWA Prüfprotokoll
Pflichtangaben sind: Anlagenidentifikation, Angaben zum Fachbetrieb und Prüfer mit Qualifikationsnachweis, Prüfdatum, Ergebnis jeder Prüfposition, Beschreibung und Dringlichkeit aller Mängel, Ergebnis des Notstromtests, Bestätigung der Rückstellung und Unterschrift des Prüfers.
Mindestens 5 Jahre für Standardgebäude, mindestens 10 Jahre für Sonderbauten (Versammlungsstätten, Hochhäuser, Krankenhäuser). Im Schadensfall können Protokolle bis zu 30 Jahre rückwirkend relevant werden – daher empfehlen wir die Aufbewahrung für die gesamte Betriebsdauer des Gebäudes.
Ausschließlich der zertifizierte Fachbetrieb, der die Prüfung durchgeführt hat. Das Protokoll muss mit dem Namen, der Qualifikation und der Unterschrift des verantwortlichen Prüfers versehen sein. Selbst erstellte Protokolle durch den Betreiber sind nicht rechtswirksam.
Das Prüfprotokoll ist das Dokument für eine einzelne Prüfung. Das Prüfbuch ist die gesammelte Ablage aller Prüfprotokolle einer Anlage über alle Jahre hinweg. Das Prüfbuch wird am Objekt oder im Verwaltungsbüro aufbewahrt und muss bei Kontrollen vorgelegt werden können.