RWA-Dokumentation: Welche Unterlagen Sie vorhalten müssen
Diese Unterlagen gehören zur Anlagendokumentation
- Brandschutzkonzept oder Nachweis mit der geforderten Rauchabzugsfläche
- Bemessung und Planungsunterlagen inklusive Cv-Werten der eingesetzten Geräte, siehe RWA-Berechnung
- Verwendbarkeitsnachweise der Bauprodukte (Leistungserklärung, Zulassungen)
- Bestandspläne mit Lage von Geräten, Zentrale, Tastern und Meldern
- Kabel- und Anschlusspläne inklusive Angaben zum Funktionserhalt
- Inbetriebnahmeprotokoll des Errichters
- Abnahmebescheinigung, siehe RWA-Abnahme
- Bedienungs- und Wartungsanleitungen der Hersteller
- Anlagenbuch mit allen Ereignissen: Wartungen, Störungen, Reparaturen, Änderungen
- Alle Prüfprotokolle lückenlos
Wie lange aufbewahren?
| Unterlage | Aufbewahrung |
|---|---|
| Planung, Bemessung, Bestandspläne | über die gesamte Nutzungsdauer der Anlage |
| Abnahmebescheinigung | gesamte Nutzungsdauer |
| Prüfprotokolle | mindestens bis zur übernächsten Prüfung, empfohlen dauerhaft |
| Wartungsnachweise und Rechnungen | mindestens 10 Jahre (steuerlich) |
| Anlagenbuch | gesamte Nutzungsdauer |
Praxisempfehlung: Bewahren Sie die gesamte Dokumentation dauerhaft auf. Der Aufwand ist gering, der Nutzen im Streitfall erheblich – und bei einem Eigentümerwechsel ist eine vollständige Mappe bares Geld wert.
Digital oder in Papierform?
Beides ist zulässig. Digitale Dokumentation hat sich durchgesetzt, weil Protokolle direkt vom Fachbetrieb übermittelt und Fristen automatisch überwacht werden können. Wichtig ist, dass die Unterlagen im Bedarfsfall kurzfristig vor Ort vorgelegt werden können – bei einer Behördenkontrolle hilft ein Archiv nicht, auf das nur die Zentrale Zugriff hat. Bewährt hat sich eine Kombination: digitale Ablage plus eine aktuelle Papiermappe an der Anlage oder im Hausanschlussraum.
Was tun, wenn Unterlagen fehlen?
Das ist bei älteren Bestandsgebäuden der Normalfall, besonders nach Eigentümerwechseln. Vorgehen:
- Beim Errichter oder Hersteller nachfragen – viele archivieren Projektunterlagen jahrzehntelang.
- Bauakte beim Bauordnungsamt einsehen; dort liegen häufig Brandschutzkonzept und Abnahmeunterlagen.
- Fachbetrieb mit einer Bestandsaufnahme beauftragen: Geräte erfassen, Typenschilder dokumentieren, Anlagenplan neu erstellen. Kostenrahmen typischerweise 300 bis 900 €.
- Ab diesem Zeitpunkt lückenlos weiterführen – am besten im Rahmen eines Wartungsvertrags.
Eine nachträglich erstellte Bestandsdokumentation heilt die Vergangenheit nicht vollständig, zeigt aber, dass der Betreiber seiner Sorgfaltspflicht ab Kenntnis nachgekommen ist – das ist im Haftungsfall ein wesentlicher Unterschied.
Nach jeder Änderung aktualisieren
Umbauten sind der häufigste Grund für veraltete Unterlagen. Neue Trennwände, geänderte Nutzung, zusätzliche Geräte oder eine erneuerte Zentrale müssen in Plänen und Anlagenbuch nachgeführt werden. Andernfalls prüft der Fachbetrieb beim nächsten Termin gegen einen Stand, den es nicht mehr gibt.
Häufige Fragen zu RWA-Dokumentation
Brandschutzkonzept, Bemessung, Verwendbarkeitsnachweise, Bestandspläne, Kabel- und Anschlusspläne, Inbetriebnahmeprotokoll, Abnahmebescheinigung, Herstelleranleitungen, Anlagenbuch sowie alle Prüfprotokolle lückenlos.
Planung, Abnahme und Anlagenbuch über die gesamte Nutzungsdauer der Anlage. Prüfprotokolle mindestens bis zur übernächsten Prüfung, empfohlen dauerhaft. Rechnungen unterliegen zusätzlich der zehnjährigen steuerlichen Aufbewahrung.
Beim Errichter und Hersteller nachfragen, die Bauakte beim Bauordnungsamt einsehen und einen Fachbetrieb mit einer Bestandsaufnahme beauftragen. Diese kostet üblicherweise 300 bis 900 Euro und schafft die Grundlage für eine lückenlose Weiterführung.
Ja. Entscheidend ist, dass die Unterlagen im Bedarfsfall kurzfristig vor Ort vorgelegt werden können. Bewährt hat sich eine digitale Ablage kombiniert mit einer aktuellen Papiermappe an der Anlage.
Nach jeder Änderung an der Anlage oder am Gebäude: neue Trennwände, geänderte Nutzung, zusätzliche Geräte oder eine erneuerte Zentrale müssen in Plänen und Anlagenbuch nachgeführt werden.